Das Nachweisgesetz: Die Pflicht des deutschen Arbeitgebers, das Arbeitsverhältnis schriftlich festzuhalten

21.10.22
Das Nachweisgesetz und das Abeitsverhaeltnis
Das Nachweisgesetz: Die Pflicht des deutschen Arbeitgebers, das Arbeitsverhältnis schriftlich festzuhalten
Das Nachweisgesetz und das Abeitsverhaeltnis

Neue Pflichten für den Arbeitgeber durch die Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen

Am 23. Juni 2022 hat der Deutsche Bundestag ein Gesetz über umfangreiche Änderungen des Nachweisgesetzes verabschiedet. Dieses Gesetz trat zum 01. August 2022 in Kraft.

Bisherige Pflicht des Arbeitgebers nach dem Nachweisgesetz

Das Nachweisgesetz sah bisher vor, dass der Arbeitgeber in Bezug auf ein Arbeitsverhältnis bestimmte Nachweise erbringen musste. Zwar kann ein Arbeitsvertrag wirksam mündlich geschlossen werden. Jedoch war der Arbeitgeber verpflichtet, spätestens nach einem Monat ab dem vereinbarten Arbeitsbeginn die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich festzuhalten, das Schriftstück zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer zu übergeben. Zu den wesentlichen Vertragsbedingungen zählten u.a. die Bezeichnung der Vertragsparteien, der Beginn des Arbeitsverhältnisses, die Dauer des Arbeitsverhältnisses, der Arbeitsort, die Zusammensetzung und Höhe der Vergütung, die Urlaubsdauer und die Kündigungsfrist.

In der Praxis kam das Gesetz jedoch wenig zur Anwendung. Hatte der Arbeitnehmer diese Nachweispflicht nicht erbracht, so konnte der Arbeitnehmer eine solche Niederschrift vom Arbeitgeber verlangen. Entstand dem Arbeitnehmer aufgrund der Säumnis dieser Pflichten durch den Arbeitgeber ein finanzieller Schaden, so konnte der Arbeitnehmer im Einzelfall Schadensersatz verlangen.

Schriftlicher Nachweis des Arbeitsvertrages mit Pflichtinhalt seit 1.8.2022

Die Änderung des Nachweisgesetzes zum 01. August 2022 bewirkt eine Erweiterung und Ergänzung der bereits bestehenden Nachweispflichten. Es müssen in den schriftlichen Nachweis über das Bestehen des Arbeitsverhältnisses folgende Punkte mit aufgenommen werden:

  • Die Dauer der Probezeit;
  • Die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, die durch die Nennung von Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen ergänzt werden. Ebenfalls etwaige andere Bestandteile der Vergütung, die durch ihre jeweilige konkrete Nennung hervorzuheben sind sowie die Angabe der Fälligkeit und die Art der Auszahlung;
  • Die vereinbarte Arbeitszeit, einschließlich vereinbarter Ruhezeiten und -pausen. Wird Schichtarbeit vereinbart, so soll auch das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Bedingungen für eine gegebenenfalls mögliche Schichtänderung angeführt werden;
  • Wird Arbeit auf Abruf vereinbart, so soll schriftlich festgehalten werden, dass die Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall durch den Arbeitnehmer zu erbringen ist. Hierbei soll konkret die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden und der Zeitrahmen genannt werden. Die Nennung folgt durch die Bestimmung von Referenztagen und -stunden, welche zur Erbringung der Arbeitsleistung vorgesehen werden. Weiterhin soll auch die Frist mitgeteilt werden, in welcher der Arbeitgeber im Voraus seinem Arbeitnehmer mitteilen wird, wann dieser die Arbeitszeit zu erbringen hat;
  • Die mögliche Anordnung von Überstunden und unter welchen Bedingungen diese angeordnet werden können;
  • Die Möglichkeit für den Arbeitnehmer, an einer Fortbildung teilzunehmen;
  • Der Name und die Anschrift eines Versicherungsträgers im Falle einer zugesicherten betrieblichen Altersvorsorge. Es sei denn, dass der Versorgungspflichtige zu dieser Information verpflichtet ist, dann entfällt die Nachweispflicht für den Arbeitgeber;
  • Im Rahmen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, welches Kündigungsverfahren einzuhalten ist. Hierbei sind die Mindestanforderungen an das Verfahren, das Einhalten des Schriftformerfordernisses, die Nennung der Frist zur jeweiligen Kündigung sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage;
  • In welchem Land oder in welchen Ländern und für welche Dauer der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung zu erbringen hat. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn Auslandstätigkeiten von dem Tätigkeitsumfeld des Arbeitnehmers umfasst sind. In diesem Zusammenhang ist auch schriftlich festzuhalten, ob und in welchem Umfang der Arbeitnehmer Geld- oder Sachleistungen für den Auslandsaufenthalt erhält. Hierunter fallen etwaige Entsendezulagen, Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten. Ebenfalls ist hierbei schriftlich festzuhalten, ob eine Rückkehr des Arbeitnehmers vorgesehen ist und ob an seine Rückkehr Bedingungen geknüpft sein sollen.

Formvorschrift der Nachweispflicht in Bezug auf den Arbeitsvertrag

Die Schriftform ist weiterhin vorgeschrieben. Schriftform bedeutet nach deutschem Recht ein Dokument mit eigenhändiger Unterschrift des Arbeitgebers. Somit stellt der deutsche Gesetzgeber strengere Anforderungen als die EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union, welche eine elektronische Übermittlung z.B. per E-Mail an den Arbeitnehmer als angemessen ausreichen lässt.

Kürzere Fristen für die Nachweispflicht

Nach der bisherigen Fassung des Nachweisgesetzes galt eine Frist von einem Monat ab dem vereinbarten Arbeitsbeginn, um der Nachweispflicht nachzukommen. Das aktuelle Gesetz sieht dahingehend vor, dass bestimmte Angaben bereits am ersten Arbeitstag schriftlich festgehalten werden müssen. Diese sind:

  1. die Namen und die Anschriften der Parteien,
  2. die Arbeitszeitdauer sowie
  3. die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts.

Für die weiteren Arbeitsbedingungen gelten für die Nachweispflichten verschiedene Fristen von sieben Tagen bis zu einem Monat ab vereinbartem Arbeitsbeginn.

Im Falle einer nachträglichen Änderung des Arbeitsverhältnisses, muss die entsprechende Änderung nicht mehr, wie in der alten Fassung, spätestens innerhalb eines Monats mitgeteilt werden. Sondern sie muss bereits am Tag ihrer Wirksamkeit dem Arbeitnehmer schriftlich zugehen.

Eine weitere Frist ist zu beachten bezüglich aller bereits bestehenden Arbeitsverhältnisse, die vor dem 01. August 2022 geschlossen wurden. Dahingehend gilt, dass dem Arbeitgeber eine Frist von sieben Tagen (bzw. bis zu einem Monat) zusteht, bis er dem Arbeitnehmer die Nachweise erbringt, soweit der Arbeitnehmer ihn dazu auffordert. Die Frist beginnt hierbei nach Zugang der Aufforderung durch den Arbeitnehmer.

Was passiert, wenn gegen das Nachweisgesetz verstoßen wird?

Ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz gilt als Ordnungswidrigkeit. Dem Arbeitgeber können dadurch Sanktionen in Form von Bußgeldern entstehen. Ein Verstoß im Sinne des Nachweisgesetzes ist eine Nichteinhaltung, nicht ordnungsgemäße Einhaltung, oder ein Verstoß gegen Formvorschriften. Ebenso gilt ein unvollständiger oder verspäteter Nachweis als Verstoß des Arbeitgebers. Dem Arbeitgeber droht bei einem Verstoß ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.

Ein Verstoß gegen Nachweispflichten führt jedoch nicht zur Unwirksamkeit des Arbeitsvertrags. Es bleibt also dabei, dass ein mündlicher Arbeitsvertrag wirksam ist.

Ein fehlender oder unrichtiger Nachweis über die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage ändert auch nichts an der gesetzlichen dreiwöchigen Frist. Versäumt der Arbeitnehmer diese Frist, gilt weiterhin die Wirksamkeitsfiktion der Kündigung nach dem Kündigungsschutzgesetz.

Françoise Berton, französische Rechtsanwältin

Alle Urheberrechte vorbehalten

Bild: peterschreiber.media

Schreibe einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

* Pflichtangabe

Sie haben eine rechtliche Frage und brauchen einen Rechtsanwalt ?