Reisekosten von Arbeitnehmern in Frankreich: Was Arbeitgeber wissen müssen

Unternehmen, die Arbeitnehmer in Frankreich beschäftigen, müssen sich regelmäßig mit der Erstattung von Reisekosten befassen. Je nach Tätigkeit, Arbeitsort und Dauer der Dienstreise gelten unterschiedliche rechtliche Vorgaben. Ob Kundenbesuche, Außendiensttermine, Schulungen oder Dienstreisen zwischen verschiedenen Standorten: Beruflich veranlasste Reisen gehören in vielen Branchen zum Arbeitsalltag.

Anders als in Deutschland gelten dabei die Vorgaben des französischen Arbeitsrechts, Steuer- und Sozialversicherungsrechts. Fehler bei der Reisekostenerstattung können nicht nur zu arbeitsrechtlichen Streitigkeiten führen, sondern auch im Rahmen einer Prüfung durch die Urssaf oder die frz. Steuerbehörde erhebliche finanzielle Folgen haben.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Reisekosten Arbeitgeber in Frankreich grundsätzlich erstatten müssen, welche Erstattungsmöglichkeiten bestehen und worauf insbesondere deutsche Unternehmen mit Mitarbeitern in Frankreich achten sollten.

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Das Wichtigste im Überblick

„Deutsche Unternehmen gehen meistens davon aus, dass die Regeln zu Reisekosten wie in Deutschland sind. Das ist aber nicht der Fall, denn es gilt das französische Steuer- und Sozialrecht für Arbeitnehmer, die in Frankreich eingestellt wurden.“

Juliette Boivineau, frz. Avocate im Sozialrecht

Was sind Reisekosten nach französischem Recht?

Unter Reisekosten (frais professionnels) versteht man Aufwendungen, die Arbeitnehmern ausschließlich aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen und die sie ohne ihre Arbeit nicht hätten.

Zu den beruflichen Aufwendungen zählen insbesondere Reisekosten, die Arbeitnehmern außerhalb ihres gewöhnlichen Arbeitsorts entstehen. Hierzu gehören beispielsweise Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen oder Übernachtungskosten. Typische Reisekosten sind:

Kostenart	Grundsätzlich erstattungsfähig
Bahn-, Flug- oder Taxikosten	✓
Fahrt mit dem Privatfahrzeug	✓
Hotelübernachtungen / Übernachtungspauschale	✓*
Verpflegungskosten	✓
Park- und Mautgebühren	✓
Weitere notwendige Auslagen	✓

Der Arbeitgeber darf anstelle der tatsächlichen wählen.

Nicht erstattungsfähig sind dagegen private Ausgaben oder Kosten, die keinen unmittelbaren Bezug zur beruflichen Tätigkeit haben.

Praxisbeispiel

Ein Vertriebsmitarbeiter mit Arbeitsort Lyon besucht mehrere Kunden in Marseille und übernachtet dort eine Nacht. Die Fahrtkosten, Hotelkosten, Parkgebühren sowie angemessene Verpflegungsmehraufwendungen stellen grundsätzlich erstattungsfähige Reisekosten dar.

Muss der Arbeitgeber Reisekosten erstatten?

Grundsätzlich besteht eine Erstattungspflicht. Nach französischem Arbeitsrecht dürfen Arbeitnehmer nicht mit beruflich veranlassten Kosten belastet werden, die ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers entstehen.

Nach französischem Arbeitsrecht dürfen Arbeitnehmer nicht mit Aufwendungen belastet werden, die ausschließlich im Interesse ihres Arbeitgebers entstehen. Muss ein Arbeitnehmer reisen, um seine arbeitsvertraglichen Aufgaben zu erfüllen, sind die hierfür erforderlichen Kosten grundsätzlich vom Arbeitgeber zu übernehmen.

Dies gilt beispielsweise für:

• Kundenbesuche
• Dienstreisen
• Schulungen
• Einsätze an wechselnden Arbeitsorten
• Termine bei Lieferanten oder Geschäftspartnern

Etwas anderes kann lediglich gelten, wenn einzelne Kosten ausdrücklich privat veranlasst sind oder tarifvertragliche beziehungsweise arbeitsvertragliche Besonderheiten bestehen.

Dienstreise oder Arbeitsweg?

In der Praxis ist häufig entscheidend, ob überhaupt eine Dienstreise vorliegt.

Der tägliche Weg zwischen Wohnung und dem gewöhnlichen Arbeitsort stellt grundsätzlich keine Dienstreise dar. Anders verhält es sich beispielsweise bei Fahrten zu Kunden, Baustellen oder anderen Unternehmensstandorten.

Gerade bei Außendienstmitarbeitern oder Arbeitnehmern mit wechselnden Einsatzorten sollte diese Abgrenzung sorgfältig erfolgen. Für deutsche Unternehmen, die Mitarbeiter direkt in Frankreich beschäftigen, gelten darüber hinaus weitere arbeits-, sozial- und steuerrechtliche Pflichten.

Welche Möglichkeiten der Reisekostenerstattung gibt es?

Arbeitgeber können Reisekosten grundsätzlich auf zwei Arten erstatten.

Erstattung der tatsächlichen Kosten

In der Praxis ist dies die häufigste Variante.

Der Arbeitnehmer reicht sämtliche Belege im Rahmen seiner Reisekostenabrechnung ein und erhält die tatsächlich entstandenen Ausgaben erstattet.

Nach Prüfung der eingereichten Unterlagen erfolgt die Rückerstattung der entstandenen Aufwendungen an den Arbeitnehmer.

Vorteile:

• hohe Transparenz
• genaue Kostenerstattung
• besonders geeignet bei unterschiedlichen Reiseprofilen

Nachteilig ist der höhere Verwaltungsaufwand.

Erstattung über Pauschalen

Unter bestimmten Voraussetzungen können Reisekosten anhand der von der Urssaf anerkannten Pauschbeträge oder Tagespauschalen erstattet werden. Dies betrifft insbesondere den Verpflegungsmehraufwand, die Nutzung privater Fahrzeuge sowie in bestimmten Fällen Übernachtungskosten.

Pauschalen vereinfachen die Abrechnung erheblich, dürfen jedoch die jeweils geltenden Voraussetzungen und Höchstgrenzen nicht überschreiten.

Welche Kosten können Arbeitgeber übernehmen?

Fahrtkosten

Erstattungsfähig sind insbesondere:

• Bahnfahrten
• Flugreisen
• öffentliche Verkehrsmittel
• Taxikosten
• Mietwagen
• Nutzung des privaten Pkw
• Mautgebühren
• Parkgebühren

Nutzen Arbeitnehmer ihr privates Fahrzeug für Dienstreisen, erfolgt die Erstattung häufig anhand der jährlich veröffentlichten Kilometerpauschalen. Weitere sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten erläutern wir in unserem Überblick zur Sozialversicherung in Frankreich.

Übernachtungskosten

Hotelkosten sind grundsätzlich erstattungsfähig, sofern sie aufgrund der Dienstreise erforderlich und angemessen sind.

Luxushotels oder außergewöhnlich hohe Zusatzkosten können im Einzelfall problematisch sein. Unternehmen sollten deshalb klare interne Reisekostenrichtlinien vorsehen.

Verpflegungskosten

Auch Verpflegungsmehraufwendungen können unter bestimmten Voraussetzungen übernommen werden.

Dabei ist insbesondere zu prüfen,

• ob tatsächlich eine Dienstreise vorliegt,
• wie lange der Arbeitnehmer unterwegs war und
• ob die Voraussetzungen der geltenden Urssaf-Regelungen erfüllt sind.

Je nach Dauer der Dienstreise können hierfür Verpflegungspauschalen oder andere zulässige Pauschbeträge zur Anwendung kommen. Wird beispielsweise das Frühstück bereits vom Hotel gestellt oder ein Mittagessen vom Arbeitgeber übernommen, kann sich dies auf die Höhe der erstattungsfähigen Verpflegungskosten auswirken.

Besonderheiten für deutsche Unternehmen

Gerade deutsche Unternehmen mit Arbeitnehmern in Frankreich unterschätzen häufig die Unterschiede zwischen dem deutschen und dem französischen Reisekostenrecht. Während in Deutschland steuerliche Vorgaben häufig im Mittelpunkt stehen, richten sich die französischen Regelungen maßgeblich nach den arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben sowie den Veröffentlichungen der Urssaf.

Eine unveränderte Übernahme deutscher Reisekostenrichtlinien kann daher problematisch sein.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen unter anderem:

• zulässige Pauschalen
• Dokumentationspflichten
• Behandlung von Außendienstmitarbeitern
• grenzüberschreitende Dienstreisen
• Abstimmung mit der französischen Lohnabrechnung

Gerade Unternehmen mit deutsch-französischen Strukturen sollten ihre internen Reisekostenrichtlinien regelmäßig überprüfen und an das französische Recht anpassen.ung der Prozesse reduziert nicht nur Risiken, sondern verbessert auch die Effizienz der Personalverwaltung.

Typische Fehler in der Praxis

In der Beratungspraxis treten immer wieder ähnliche Fehler auf.

Verwendung deutscher Verpflegungspauschalen oder Reisekostenrichtlinien

Nicht selten werden deutsche Reisekostenregelungen unverändert auf französische Arbeitnehmer angewendet. Dies kann insbesondere im Sozialversicherungsrecht zu Problemen führen.

Unvollständige Dokumentation

Fehlende Hotelrechnungen, unzureichende Reiseabrechnungen oder nicht dokumentierte Fahrtstrecken erschweren den Nachweis der beruflichen Veranlassung.

Keine klare Reisekostenrichtlinie

Fehlen einheitliche Vorgaben innerhalb des Unternehmens, entstehen häufig Unsicherheiten darüber, welche Kosten übernommen werden und welche Nachweise erforderlich sind.

Außendienst nicht ausreichend berücksichtigt

Bei Vertriebsmitarbeitern mit wechselnden Einsatzorten ergeben sich regelmäßig Besonderheiten. Dies betrifft neben Reisekosten insbesondere auch Bonus- und Zielvereinbarungen für Vertriebsmitarbeiter in Frankreich.

Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

Eine rechtssichere Reisekostenerstattung beginnt bereits mit klaren internen Prozessen.

Unternehmen sollten insbesondere:

• eine schriftliche Reisekostenrichtlinie einführen,
• zulässige Kosten eindeutig definieren,
• Genehmigungsprozesse festlegen,
• Beleg- und Dokumentationspflichten regeln,
• die geltenden Urssaf-Vorgaben regelmäßig überprüfen und
• Personalabteilung sowie Führungskräfte entsprechend schulen.

Dadurch lassen sich sowohl arbeitsrechtliche Konflikte als auch spätere Beanstandungen im Rahmen von Sozialversicherungsprüfungen vermeiden.

Sie beschäftigen Arbeitnehmer in Frankreich?

Die rechtssichere Gestaltung von Reisekostenregelungen ist für deutsche Unternehmen häufig komplex. Wir beraten Sie umfassend zu den arbeitsrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und grenzüberschreitenden Besonderheiten des französischen Rechts und unterstützen Sie bei der Erstellung oder Überprüfung Ihrer internen Reisekostenrichtlinien.

Häufig gestellte Fragen zu Reisekosten in Frankreich

Françoise Berton, französische Rechtsanwältin

Alle Urheberrechte vorbehalten

Wir beraten Sie umfassend zu den arbeitsrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und grenzüberschreitenden Besonderheiten des französischen Rechts. Mehr über unsere Beratung im französischen Arbeits- und Sozialrecht erfahren Sie hier.