Aufbewahrung der digitalen Verkaufsrechnungen: Klarstellung vom Fiskus

26.09.18

Modalitäten der Aufbewahrung von Buchungsbelegen wurden 2017 näher erläutert

Die frz. Abgabenordnung (livre des procédures fiscales) und das frz. Steuergesetzbuch (Code général des impôts) sehen insbesondere Pflichten zur Aufbewahrung von Rechnungsunterlagen vor. Die Fragen der Speicherung der Unterlagen und der Sicherung der Aufbewahrung stellen tatsächliche Einschränkungen für die Unternehmen dar. Für die Unternehmen stellt sich also die Frage der Aufbewahrung, und zwar in welcher Form und wie lange?

Das geänderte Haushaltsgesetz für 2016 ändert die Modalitäten zur Aufbewahrung zum 30.03.2017 und sieht vor:

  • dass die in Papierform erstellten Unterlagen 6 Jahre in Papierform oder in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen. (Art. L 102-B LPF). Einer Gesellschaft, die Rechnungen in Papierform erstellt oder empfängt, ist es somit möglich, diese unter bestimmten Bedingungen zu digitalisieren.
  • dass Belegdokumente für Rechnungsvorgänge, die zu einem Abzug der Mehrwertsteuer berechtigen, nicht mehr in ihrer Originalform aufbewahrt werden müssen, unter der Bedingung, dass bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnungen sichergestellt wird (CGI, art. 289, V).

Wenn die Unterlagen jedoch in elektronischer Form erstellt oder empfangen werden, müssen sie in elektronischer Form für eine Dauer von mindestens 3 Jahren aufbewahrt werden (Art. L. 102 B et L 169 du LPF).

Kommentare zu bestimmten Aufbewahrungsmodalitäten

Diese Bestimmungen ließen einige Fragen offen, so dass die Steuerbehörde am 20.07.2018 Antworten darauf gegeben hat. Die neuen Kommentare der Rechtsabteilung der Generaldirektion für öffentliche Finanzen gelten seit dem 01.07.2018. Vor diesem Zeitpunkt ausgestellte oder empfangene Rechnungen können jedoch entsprechend den neuen Regeln aufbewahrt werden.

Die Steuerbehörde verdeutlicht damit ihren Standpunkt zu den Aufbewahrungsmodalitäten von Verkaufsrechnungen.

Unternehmen haben also folgende Möglichkeiten zur Aufbewahrung von Verkaufsrechnungen, die elektronisch erstellt und in Papierform versendet wurden:

  • entweder die Verkaufsrechnungen ausdrucken, digitalisieren und sichern (Artikel A102 B-2 LPF);
  • oder die im PDF oder PDF A3 Format aufbewahrten Rechnungen sichern und dabei die identische Reproduktion gewährleisten und die Dateien ausdrucken, um das Original in Papierform der Verkaufsrechnung zu versenden (Artikel A102 B-2 LPF).

Die Digitalisierung dieser Rechnungen muss auf solche Weise durchgeführt werden, dass ihre identische Reproduktion gewährleistet wird.

Trotz dieser behördlichen Erläuterung bleibt das Thema der Aufbewahrung von Rechnungen in einigen Punkten komplex.

Françoise Berton, französische Rechtsanwältin

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Bild: Chaiyawat

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